Abstract computer network with laptops and archive or database. Computer generated image.
Posted on 14 ottobre 2015 · Posted in Aree di ricerca

Silenziosamente, la rivoluzione digitale nella Pubblica Amministrazione avanza ed è irreversibile. Il digitale sta entrando pian piano nelle procedure adottate dagli Enti Centrali e Locali, avvicinandosi sempre più la data del 16 agosto 2016, quando il mondo analogico sarà cancellato, si spera, nelle amministrazioni pubbliche. La costruzione di una città intelligente, specificatamente sul tema della governance, passa attraverso la creazione di un’identità digitale, l’utilizzo della rete per migliorare le procedure di appalto pubblico, la pubblicazione di open data e, come nella strada intrapresa pochi giorni fa, l’erogazione di servizi digitali da parte delle PA, attuata tramite una de-burocratizzazione della macchina pubblica ed una progressiva digitalizzazione dei processi.

L’11 ottobre è partita, infatti, un’importante innovazione per la dematerializzazione negli uffici. Tutte le amministrazioni dello Stato, comprese le Scuole di ogni ordine e grado, le Istituzioni educative, le Aziende e le Amministrazioni dello stato ad ordinamento autonomo, le Regioni, le Province, i Comuni, le Comunità Montane e loro consorzi e associazioni, le Istituzioni universitarie, gli Istituti autonomi case popolari, le Camere di commercio industria artigianato e agricoltura e loro associazioni, tutti gli Enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali, le Amministrazioni, le Aziende e gli Enti del servizio sanitario nazionale, le società partecipate con prevalente capitale pubblico, si sono dovuti adeguare al DPCM 3 dicembre 2013 contenente le Regole tecniche in materia di protocollo informatico.

Ogni Ente, quindi, dovrà nominare un Responsabile della gestione documentale, che, con la possibilità di essere affiancato da un terzo ( professionista o azienda ), in virtù di un contratto di incarico di consulenza, dovrà provvedere all’adeguamento del sistema di protocollo informatico, ad iniziare dalla predisposizione del Manuale di gestione documentale. Questo si appresta a diventare il più importante documento organizzativo della futura Pubblica Amministrazione Digitale. Dovrà contenere al suo interno, infatti, il ciclo di vita di tutti i flussi informatici e documentali, in entrata come in uscita, il workflow documentale e degli archivi, in che modo si utilizzano gli strumenti informatici per la formazione dei documenti informatici e come funziona l’intero sistema del protocollo informatico.

Questo manuale diverrà uno strumento di trasparenza anche e soprattutto per i cittadini, in particolar modo per la gestione dell’albo pretorio on-line e per la gestione delle gare, dei concorsi, delle selezioni e degli avvisi pubblici.

La redazione di un documento così complesso richiede , per le ragioni appena esposte, un approccio multidisciplinare e con apporto di diverse competenze: diritto amministrativo, informatica, archivistica, sicurezza e privacy. Richiede il coinvolgimento di tutti i settori della pubblica amministrazione e speriamo che non sia l’ennesima occasione di trasformazione positiva buttata al vento dagli enti che regolano la nostra vita pubblica.

L’auspicio è che questa innovativa ed importante operazione di trasparenza non produca nomine fatte giusto perché esiste un obbligo di legge, con inutili “copia-incolla” di manuali prodotti da altri enti, ma che coinvolga davvero l’intera macchina amministrativa in un cambiamento reale dei propri processi di gestione documentale, una reingegnerizzazione della gestione di tutti i procedimenti amministrativi. A questo scopo il decreto prevede che il Manuale, una volta approvato, sia portato a conoscenza di tutti i dipendenti, con adeguati corsi di formazione per la nuova gestione documentale.

Un deterrente per le amministrazioni che volessero assumere il compito in modo formalistico e sbrigativo, potrebbe essere l’obbligo di pubblicizzazione del Manuale sul sito istituzionale dell’Ente. Il cittadino, infatti, non vedendo pubblicato il Manuale, potrebbe inoltrare un’istanza di accesso civico ai sensi del D. Lgs. n. 33/2013, chiedendone conto al Responsabile della trasparenza.

L’ottica di queste trasformazioni nella PA deve essere strategica e di lungo pe¬riodo, ma una volta imboccata la strada giusta non resterà che percorrerla, consentendo all’intero sistema paese di superare quelle ataviche resistenze burocratiche che ci hanno impedito, finora, di intraprendere la via dell’innovazione e dell’efficientamento dei processi e dei servizi della pubblica amministrazione.

Link al DPCM del 3/12/2013

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